企業審批流程優化的實施步驟

企業審批流程優化的實施步驟

　　企業審批流程優化的實施主要包括五個步驟：明确優化目标、确定優化計劃、現狀診斷分(fēn)析、制定優化方案、評估優化效果。

　　第一階段：明确優化目标

　　審批流程優化的目标主要有保證質(zhì)量和提升效率兩個維度，選取不同的優化目标，往往會呈現出不同的優化結果。

　　如下圖所示采購(gòu)申請審批流程，原審批流程為(wèi)物(wù)資申請人發起采購(gòu)申請，經申請人主管審核、申請人部長(cháng)審核、采購(gòu)工程師核價、采購(gòu)主管審核、采購(gòu)部長(cháng)最終決策後，完成整個審批過程。

　　基于提升效率的為(wèi)目标對審批流程進行優化，縮短了審批路徑，從而減少了審批流程完成時間。

　　而基于保證審批流程質(zhì)量為(wèi)目标的優化，更加關注流程中隐藏的風險，增加了對于預算外申請的審批環節，反而增加了審批環節。

　　第二階段：确定優化計劃

　　審批流程的優化不是一蹴而就的，企業需結合自身情況，對企業内部流程進行梳理(lǐ)，分(fēn)階段推行審批流程的優化工作(zuò)。通常以關鍵流程的影響因素為(wèi)依據，确定重點關注流程的關鍵衡量指标，再根據關鍵流程的衡量指标，設置相應評分(fēn)标準及權重，确定流程優化的階段。

　　第三階段：現狀診斷分(fēn)析

　　在進行審批流程的分(fēn)析診斷時，應按照以下步驟：

　　1、進行流程審批時效分(fēn)析：分(fēn)析出流程時效情況後，通過時效标準的對比分(fēn)析，發現問題。

　　2、流程梳理(lǐ)：通過現場觀察、流程文(wén)件、訪談等方法對主體(tǐ)現狀的梳理(lǐ)，将目标流程的各個環節、各個角色以及各個步驟進行具象化呈現，方便後續的評測。

　　3、活動價值分(fēn)析：流程活動可(kě)分(fēn)為(wèi)增值性活動和非增值性活動，審批活動本身不增值，但又是流程高質(zhì)量運行所必要的，因此再進行審批活動的分(fēn)析時，需明确其功能(néng)，以便進一步分(fēn)析診斷其必要性。

　　4、流程活動診斷：流程的活動價值分(fēn)析呈現之後，就可(kě)以進一步的判斷，哪些審批環節是非必要的，審批環節中是否存在功能(néng)的重疊或缺失，從而形成流程的診斷結果。

　　第四階段：制定優化方案

　　在明确審批流程中存在的問題後，即可(kě)采取合适的手段進行優化。審批流程的優化方法主要有：清除、增加、重排、簡化、信息化。根據審批流程活動中存在的問題，選取合适的優化方法，提出流程中冗餘的審批環節，調整整批路徑，提升流程質(zhì)量與運行效率。

　　第五階段：評估優化效果

　　優化後的流程還需根據設定的目标與企業的現實條件進行效果評估，檢驗流程優化效果，驗證優化目标達成情況。

審批流程優化方法

　　1、縮短審批時間。

　　2、減少審批環節。

　　3、變審批為(wèi)抄送，縮短審批時間。

　　4、串性審批改為(wèi)并行審批，減少審批層級。

　　5、流程分(fēn)類授權，簡化審批決策點。

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